太史慈麾下两万兵马一直驻扎于高邑，在他走后有卢植和沮授两个强人负责统管，并不用担心南面的袁绍能玩出什么花样。刘和也不怕太史慈离开之后卢植是否会趁机将这两万兵马变成自己的军队，用两万兵马来检验一下卢植的立场和态度还是值得的，刘和赔得起。
鲜于辅和刘政自从拿下渤海之后便搭起了班子，两人一人主政，一人主军，配合的颇为默契。刘虞本欲调刘政前往右北平郡出任太守之职，但鉴于渤海郡的重要性，便临时调整了部署，让刘政留在渤海担任太守，另派原涿郡太守王松前往右北平上任。鲜于辅北上蓟城之前，将军权交予太守刘政，由刘政全权处理渤海军务。
李儒作为度辽军的军师，又兼任监察署长官之职，所以一直未曾前往令支赴任，这次便代替度辽将军鲜于银参加会议。驻守居庸关的徐晃被孙礼接替，这次也是有幸返回蓟城列席会议，等到会议结束之后便立即前往令支协助鲜于银建设度辽军。
剩下的郭嘉、田畴和徐邈三人为司令署赞画司、军情司和文宣司的司长，也有资格参加会议，还有最后一人慕容平则是作为龙虎卫近卫营统领，负责整个会场的安全和秩序。
这次秘密会议的地点选在一个外人根本无法想象的地方进行，会议历时整整七天，所有内容严格对外保密，直到许多年以后才为世人所知晓。
作为会议的发起人和主持者，刘和是在七月间天气最热的时候离开蓟城的，当时他带着夫人蔡琰和郭嘉等人一起前往军都山，说是要去山中避暑养性。军都山绿树掩映，山风徐徐，倒是一处避暑的好地方。
护送刘和入山的三千龙虎卫士兵到了军都山脚下之后，便将通往居庸关的道路彻底封锁，居庸守将孙礼则亲自出来迎接，将刘和迎进了关内。
其余参加会议的人员皆是秘密赶赴此处，沿路从不露面，因此外界根本无法掌握行踪。
居庸关内可供士兵居住的营房不少，但能让刘和与诸位大佬下榻的地方却不多，提前接到密报的孙礼赶在刘和抵达之前便发动关内士兵在山中风景旖旎之处修建了一处木质的
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